Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Jennifer Lumpp
OOTILO
An der Sägemühle 25
76532 Baden-Baden
E-Mail: info@ootilo.com
Telefon: +49 155 67286361

2. Übersicht der Verarbeitungen

Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen und verweist auf die betroffenen Personen.

• Bestandsdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse)
• Nutzungsdaten (z. B. aufgerufene Seiten, Zugriffszeiten)
• Meta-/Kommunikationsdaten (z. B. IP-Adressen, Browserinformationen)
• Inhaltsdaten (z. B. Übungskonfigurationen, generierte Szenarien)

3. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen der DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigtes Interesse

4. Server-Logfiles

Beim Besuch unserer Website werden automatisch Informationen durch den Browser übermittelt und in Server-Logfiles gespeichert. Hierzu gehören: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage und IP-Adresse. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Cookies und lokale Speicherung

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies und lokale Speicherung (localStorage), um die Funktionalität sicherzustellen — z. B. für die Authentifizierung und Sitzungsverwaltung. Es werden keine Tracking- oder Werbe-Cookies eingesetzt. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Benutzerkonten und Registrierung

Bei der Registrierung erheben wir Ihre E-Mail-Adresse sowie optional Ihren Namen. Diese Daten werden zur Bereitstellung und Verwaltung Ihres Benutzerkontos verwendet. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Sie können Ihr Konto jederzeit selbst in Ihren Profileinstellungen löschen.

7. Automatisierte Verarbeitung und KI-Einsatz

OOTILO nutzt automatisierte Verfahren zur Generierung von Übungsszenarien, Injects und Auswertungen. Dabei werden die von Ihnen eingegebenen Konfigurationsdaten (z. B. Branche, Übungstyp, Rahmenbedingungen) an in der EU betriebene Sprachmodelle (LLMs) übermittelt, um Übungsinhalte zu erzeugen. Es werden keine kontobezogenen Nutzerdaten (Name, E-Mail-Adresse, Nutzer-ID) an diese Modelle übermittelt. Der von Ihnen eingegebene Übungstext wird zur Generierung verarbeitet — Sie sind verpflichtet, keine personenbezogenen Daten Dritter in Freitextfelder einzugeben (siehe Nutzungsbedingungen). Die erzeugten Inhalte werden in Ihrem Benutzerkonto gespeichert und können von Ihnen exportiert werden. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7a. Eingesetzte Auftragsverarbeiter

Für die automatisierte Inhaltsgenerierung sowie für Zahlungs-, E-Mail- und Infrastrukturdienste setzen wir Auftragsverarbeiter ein. Mit allen bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung der Nutzerdaten findet in der Europäischen Union statt.

• KI-gestützte Inhaltsgenerierung: Die von Ihnen eingegebenen Übungsinhalte werden zur Generierung von Szenarien und Injects an KI-Sprachmodelle übermittelt, die in einer EU-Region betrieben werden (Google Cloud Vertex AI, EU-Region, sowie die EU-API von Anthropic). Es werden keine kontobezogenen Nutzerdaten (Name, E-Mail, Nutzer-ID) übermittelt. Verarbeitungsort: EU.
• Zahlungsabwicklung: Stripe Technology Europe Ltd., Dublin, Irland. Verarbeitet werden Zahlungsdaten (z. B. Rechnungsadresse, Zahlungsmethoden-Token); vollständige Kartendaten werden niemals an OOTILO übermittelt. Verarbeitungsort: EU.
• E-Mail-Versand (Auth- und Transaktionsmails): über einen externen E-Mail-Dienstleister. Soweit hierbei eine Verarbeitung außerhalb der EU erfolgt, geschieht dies auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Eine vollständige, jeweils aktuelle Übersicht der eingesetzten Auftragsverarbeiter stellen wir auf Anfrage unter info@ootilo.com bereit.

7b. Datei-Upload im KI-Assistenten

Im KI-Assistenten können optional Bilder (PNG, JPG, WebP, max. 5 MB) hochgeladen werden, um die automatische Konfiguration zu unterstützen. Die hochgeladenen Dateien werden ausschließlich zur einmaligen Analyse an ein in der EU betriebenes Sprachmodell übermittelt und weder auf unseren Servern gespeichert noch zwischengespeichert. Nach der Verarbeitung werden die Daten sofort aus dem Arbeitsspeicher entfernt. Es erfolgt keine dauerhafte Speicherung der Bilddaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Live-Übungsteilnahme

Bei der Teilnahme an Live-Übungen über einen QR-Code oder Link werden ausschließlich ein frei wählbarer Anzeigename und die gewählte Übungsrolle gespeichert. Es werden keine personenbezogenen Daten wie IP-Adressen oder Geräte-IDs erhoben. Die Daten werden automatisch gelöscht, wenn die zugehörige Übungssitzung vom Übungsleiter entfernt wird. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. Enterprise-Anfragen und Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontakt- oder Enterprise-Anfrageformular kontaktieren, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, optional Ihren Namen sowie Ihre Anfrage. Diese Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und etwaiger Rückfragen verwendet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage).

10. Hosting

Datenbank, Authentifizierung und serverseitige Funktionen werden mit Datenhaltung in der Europäischen Union (Region Irland) betrieben; es bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO. Die Auslieferung der Website erfolgt zusätzlich über ein global verteiltes Content Delivery Network; dabei wird die IP-Adresse des Besuchers technisch bedingt verarbeitet. Soweit hierbei eine Verarbeitung außerhalb der EU erfolgt, geschieht dies auf Grundlage von Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

11. Datensicherheit

Wir verwenden SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung für die Datenübertragung. Die Authentifizierung erfolgt über branchenübliche Verfahren mit verschlüsselter Speicherung von Zugangsdaten.

12. Ihre Rechte

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte wenden Sie sich an: info@ootilo.com

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen des Dienstes anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf dieser Seite.